青山学院大学の学生に付与されるメールアカウントの利用方法、ウェブメールの使い方。青山学院大学非公認ポータルサイト青学webが提供
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特集
■ 青山学院大学の学生が利用できる[ウェブメール]みなさんお使いでしょうか？自宅にパソコンがない学生さんや毎日のメールチェックがかかせない就職活動をしている学生さんにとっても大変便利なツールです。
このページの目次
【０】〜【４】 : メールの使い方 [webmailとは／作成／送信]
【５】〜【1２】 : 各種設定 [アドレス帳作成／転送設定／受信拒否アドレス設定]
※このページの参考画像はすべてウィンドウズＸＰから見たものになっていますが、どの環境でも設定の方法は同じです。
webmailとは、WWWブラウザ（Internet ExploreやNetscape 等）を用いてメールの送受信が行えるシステムのことで、パソコンをインターネットに接続できる環境であれば、自宅や外出先など、どこからでもメールのチャックが行えるものです。webmailの最も有名なものの一つとしてmsnのhotmailが挙げられます。また、必要に応じて設定を変更すれば、現在使用しているPCのメールアドレスに転送をすることができますので、毎回インターネットを立ち上げる必要も無くなります。
したがって、メールをこまめにチャックしたい就活中の学生などは、今までセミナーの予約を自宅に帰えらなければできなかったのを、webmailを使用することで、学校や近くのネットカフェなどインターネット環境が整っている場所に行って即時にできるようになります。これでもう予約漏れや家に急いで帰る必要もなくなるというわけです。これは一例に過ぎずその他にも色々な活用方法があります。 そんな便利なwebmailを学校が無料で提供してくれているんだから、使わない手はありません。次からは、実際にwebmailの使い方を見ていきます。
青学のWebメールの画面です。「ログイン」には『ログインする』と『SSLを使わないでログインする』という2通りのやり方があります。SSLというのは簡単に言うと、ログイン時に入力する学生番号やパスワードを暗号化して他人に見られないようにする技術です。ですので、通常はこちらの『ログインする』という方からログインするようにしましょう。ただし、一部のPC等ではSSLを使ってログインできない場合があります。その時は『SSLを使わないでログインする』からログインしましょう。
どちらもログイン画面は変わりません。ユーザー名には8桁の一番最初をaに置き換えた 『a......』の学籍番号を入れます。下のLDAPパスワードは青学のパソコンに最初にログインする時の パスワードではなく、このWebメール専用のパスワードです。学内PCへのログインパスワードやメールのパスワードなどいくつもパスワードがあるので混乱してしまいますが、これを気に確認しておきましょう。
■分からない人は青山学院大学附置情報科学研究センター(相模原：B棟3階/青山：2号館) で学生証を提示して問い合わせを！
ログインすると、左のような画面に切り替わります。ここでメールのチェック、作成、その他設定の変更ができます。 あと、皆さんは気付きましたか？そう、この画面は皆さんのウェブメールの画面と配色が違います。この設定は後述する『設定』という項目で説明します。
では、実際にメールを作ってみましょう！左側にある「メールの作成」をクリックします。
すると、左のようなメールフォームが出てきます。「宛先」を押すとアドレス帳のウィンドウが出てきます。とりあえず、相手のアドレスを書いて、本文を書きます。あとは上にある「送信」のボタンを押すだけで送信完了です。
■「CC」、「BCC」の使い方
ファイル（例えば、ワードやエクセルのドキュメントやデジカメで撮った写真など）を添付する場合は、「添付ファイル」のボタンを押します。小さめのウィンドウが出てきます。1の「参照」ボタンを押して添付したいファイルを、「開く」を押します。 すると、枠にファイル名が入ります。2の「添付する」のボタンを押して確定します。
そしてこの小さなウィンドウを閉じます。 メール作成の上部にある「送信」ボタンを押すと送信完了です！
■ファイルを添付する際の注意
左の設定の欄にある「アドレス帳」をクリックします。すると、左のような画面になります。これは実際にアドレス帳にアドレスと登録した後の様子です。氏名とその人に対応したアドレス、及びその他の個人情報が合わせて書かれています。
新規にアドレス帳に登録する時は「新規ユーザー」のボタンを押します。
下のビュー画面に登録フォームが出ます。
必要項目(最低限、名前とメールアドレス)を書き込んだら、「保存」ボタンを押します。
ユーザーの他にグループというものを作成することが出来ます。サークルや友達など複数の人に同時に同じメールを送る際に便利です。作り方は簡単。「新規グループ」のボタンを押すと下にフォームが出ますので、グループ名(○○サークル等)とそのグループ名の説明を記入、そして「メンバーの追加」ボタンを押して先ほど作ったアドレス帳からメンバーを選びます。そうすると、フォーム中にメンバーが追加されます。これを保存すればグループができあがります。作成したグループにメールを送るには、ユーザーに送るのと手順は一緒です。
登録しておくとメールを作成する時にアドレスを打ち込まずに「宛先」ボタンから選択することができて便利です。
「設定」を押すと「アカウント」、「メール」、「メールボックス」、「画面表示」、「受信拒否アドレスリスト」、「フィルタ」の6項目が表示されます。
アカウントでは、自分のアドレスの確認と割り当てディスク容量，使用ディスク容量の確認が出来ます。使用ディスク容量が割り当てディスク容量に近いようであれば、受信箱や送信箱に入っている不要なメールを削除して、使用できる容量を増やしましょう。容量が満杯になると、受信できなくなってしまいますのでたくさんのメールをやり取りする人などはこまめにチェックするようにしましょう。
「差出人」の設定、何もしなかったら相手側に表示されるの(初期設定=デフォルト)は
"a ***@c.aoyama.ac.jp"のアドレスです。
「署名」は自分の連絡先やホームページのURLなど書いておくと良いでしょう。名刺のような感じですので、毎回いちいち身分を名乗るような文章を書く必要がなくなります。また、差出人によってこの「署名」を使い分けるとよいかもしれません。ちなみに、メール作成画面には署名は表示されません。署名を入れたくない場合は、メール作成画面で「詳細オプション」→「署名を挿入」のチェックを外せば、そのメールには署名が入りません。
「すべてのメールの自動転送先」設定や自動返信するテキストを書くことができます。ここは転送以外、デフォルトのままでもOKです。
「すべてのメールの自動転送先」に、自宅で使用しているメールアドレスなどを記入しておけば、毎回インターネットに接続してwebメールを見なくても、自宅のPCのメーラに同じメールが転送されるようになりますので、家のPCからでもメールチェックができます。ここで注意することは、自宅のPCに転送されたメールに自宅のPCのメーラーから返信してしまうと、返信アドレスが自宅のPCのメールアドレスになってしまいます。したがって、メール受信の確認をしたら、返信はwebメールで行う必要があります。
ここでは画面に表示するメールの数を変更したり、メール本文を書くテキストエリアを大きくしたり自分の使いやすいように画面を変更できます。通常はデフォルトのままでOKです。
左の画面では、タイトルバーの色をデフォルトの青からマゼンダに変更しています。
このエリアに受信拒否したいメールアドレスを書き込みます。複数ある場合は改行して書きます。例えば、迷惑メールが多数送られてくるようであれば、その送信元のアドレスをここに書いておけば受信しなくなります。書き込んだら「保存」を押します。
フィルタですが、これは任意のメールに指定したいアクションを設定することができます。例えば、「送信者」に「aoyama」があれば、「***」に「転送する」とか、「削除する」などです。ANDやORなど度々ありますが、普通に文章を作るように設定すればすぐにできます。少し高度な設定だといえます。
フィルタは、任意のメールに指定したいアクションを設定することができます。例えば、「送信者」に「aoyama」があれば、「***」に「転送する」とか、「削除する」などです。ANDやORなど度々ありますが、普通に文章を作るように設定すればすぐにできます。フィルタを設定するためには、「新規フィルタ」を押します。そうすると、下にフォームが表れますので、そこに、フィルタ名と各種アクションを記述していきます。フィルタを使いこなせるようになると、メールの管理などを簡単にすることができます。少し高度な設定だといえますが、挑戦してみる価値は十分にあります。
ＣＣとはカーボン・コピー、ＢＣＣとはブラインド・カーボン・コピーの略です。日本語では「同報送信」とか「同報メール」と言われています。宛先に全ての人のアドレスを入れても良いですが、CCやBCCを使うと効果的な場面があります。
ＣＣ欄にアドレスを書いて送られたメールは、受取人はそのメールが自分以外の誰に送られたかをメッセージヘッダーから読みとることができます。一方、ＢＣＣ欄を使って送られたメールは、受取人名がメッセージヘッダーに記録されないので、自分以外の誰に送られたメールかは分からないようになっています。
ＣＣは主に業務連絡などで、誰と誰にそのメールが送られたがお互いに確認したいときに使います。これを使えば、受け取った人はそのメールが誰に送信されたかが分かるので無駄な送信をしなくて済みます。
また、ＣＣで送信するときに自分のメールアドレスもＣＣ欄に入れておけば、確認できますが、一番良いのは自分のアドレスを「宛先」に入れたら良いです。
逆にＢＣＣの場合は、他の誰に送信されたかは分かりませんので、受取人がお互いにまったく関係のない場合や、他の誰に送ったか知られたくない場合に使います。
例えば友達全員に同じメールを送りたいけど、その友達同士は面識がない場合や、その友人のメールアドレスを知られたらまずい場合。また、ビジネスでダイレクトメールを流す要領で不特定多数の人に一斉にメールを送りたい場合などです。
メールにファイルを添付したい時はその容量(ファイルの重さ)を気にすることが大切です。
サーバに過度な負担を掛けないようにします。学内で扱うデータはそんなに重たくはないと思いますが、学外からや、その他の場合でも同様です。
相手の回線速度(アナログ、ISDN、ADSLなど)にも変わりますが、回線速度の遅い人がいることを考えて、1ファイルの容量は100Kくらいが目安です。やむを得ず大きな容量のファイルを送信するときは、いくつかにファイルを分けて送信するようにしましょう。一度に大容量のファイルを送ると、受信側はその大容量のファイルを受信するためにずっと回線を開き続けなければいけないからです。
また添付したらメールの本文に「ワードの文章を添付しています」など書き添えた方がよいです。相手のメーラーの設定によっては添付ファイルをウィルスとして扱われる可能性があります。
デフォルト(初期設定)では「差出人(＝自分)」の表示が相手側には”a＊＊＊@cc.aoyama.ac.jp”と表示されるので、誰だか分かりにくい印象を与えてしまうかもしれません。
そこで、「設定」の中にある「メール」で「送信メールで差出人として使う名前」の箇所を自分の名前にし、保存します。ちゃんと変わったかどうか、自分自身にメールを出して差出人が「自分」であれば、
完了です。
アドレス帳に「新規ユーザー」を登録する際、ワンポイント。
例えば、名前を「田中金太郎」と書きます。これでメールを田中さんに送信すると、田中さんの方には"田中金太郎"と表示されます。この人物が自分より年上の場合、ぶっきらぼうに名指ししてしているようなので、アドレス帳に登録する時に「田中金太郎さん」と「･･･さん」まで名前に入れてあげます。
そうすると、田中さんのパソコンでは"田中金太郎さん"と表示されます。
(メーラーの設定により表示のされ方は異なりますが、念のためもあります。)
